招标代理库的三级质量责任制管理法

栏目：业务交流发布时间：2022-12-01

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甲方企业委托招标代理机构开展招标采购工作，其优点是能够快速建立专业力量、降低人力成本和管理风险，但也存在管控不精准等问题。本文立足项目管理和风险防控，探讨甲方分级管理体制下如何发挥招标代理机构的积极性，充分展现其专业优势，提高管理水平和工作质量。

一

集团型企业招标代理库的组建

常见的集团型企业招标管理结构分为集团总部和承担建设任务的子公司两级，管理分级决定了招标代理库的组建、管理使用权限与项目需求相一致，这样既能保证工作效率，又能理顺委托关系。

1.对招标代理库的职责划分

（1）承担建设任务的子公司分别建立招标代理库，各子公司的招标代理库平行独立运行。

（2）集团统一指导建立招标代理库，按不同子公司承担建设任务的专业特点分别设置不同的入库标准，多标段同时组织建库程序。

（3）每个招标代理库的数量大致相等，部分优秀的招标代理机构入选多个库。

（4）招标代理机构入库后分别与子公司签订框架协议，由各子公司按制度规定的程序选取具体项目的招标代理机构，被选取的招标代理机构按委托书的要求开展招标工作，收取招标代理服务费。

2.招标代理库的管理考核

（1）各子公司在制度中明确选取规则。

（2）各子公司对招标代理机构进行考核，采取动态管理、施行淘汰机制。

（3）集团对各子公司的工作开展检查，结合各子公司的日常管理，招标代理机构的工作状况能够得到相对客观的体现。

二

存在的问题

常见的集团型管理模式中，集团总部不承担建设任务，承担建设任务的子公司是建设单位，并依法行使招标人主体责任，因此导致管理中经常出现局部与整体之间的理念性冲突。

1.子公司管理分化问题

子公司是具体项目的建设单位，依法享有招标人权利，不同子公司的管理模式受到多方面影响存在差异。专业差别是管理分化的客观因素，不同公司承担不同专业工程，面对不同行业市场，管理方式趋向于与各行业保持一致；自身力量差别是管理分化的主要动力，每个子公司的人力资源配置水平不同，人员较少的子公司趋向由招标代理机构多承担任务，人员充足的子公司趋向于更好体现招标人权利；管理者意识差别是管理分化的核心要素，不同管理者或管理团队有不同的方法和思路，对招标的管控深度有明显区别，对招标代理机构以及上级管理要求存在不同的反应。

2.招标代理机构业务饱和度问题

招标代理库的建立思路充分尊重子公司意见，由于各子公司专业队伍力量不足，在建立招标代理库时均倾向于扩大库的容量，致使各招标代理库的代理机构总数量越来越多，招标代理机构的业务饱和度被数量稀释，造成成本上升、内耗加剧、责任心下降、竞争无序、人才流失以及保障不到位等诸多管理问题，进一步引发工作质量下滑、风险防控和应急处置不当等情况。

3.招标代理机构团队配置及动态管理

招标代理机构业务负荷不足，且受到各种管理难题的制约，首先反应在团队方面。一是业务骨干人员被抽调到更有经济价值的项目上，由经验不足的员工承担任务。二是公司派出人员对低价值项目兴趣不足，加之经营成本的压力，进一步导致员工本地化，除少数发达地区外的一般省市或区域没有足够数量经验丰富的人员，本地化直接导致团队业务能力下滑。三是人才流失问题比较明显，招标代理机构之间的人才竞争，建设单位市场化招聘，都对招标代理机构人员产生很强的吸引力，加剧了招标代理机构的人才流失。

招标代理机构为应对团队变动，只能频繁更换项目团队，业务骨干不稳定，核心力量专业薄弱，抗压能力和应对工作难点时的经验不足等问题最终都转化为工作质量的下降。

4.招标代理机构的质量管理问题

招标代理机构的质量管理体系有较大区别，名义上有管理层级，有质量责任制，也有应急保障体系，实际上大部分是印在制度上的文字，实践中很难落实，更多的是现场团队的责任心在管，管理粗放问题普遍存在于甲方、乙方和招标代理机构中。

三

质量管理三级责任制及配套措施

管理结构分级和子公司间的管理分化导致各子公司对招标代理机构管理松散，制度的执行力和考核力度相对较弱，为此，本文提出招标代理库三级质量责任制管理法及配套措施。

1.招标代理库质量管理的三级责任制

招标人以招标代理库为依托，建立“编制”“校核”“审核”三级质量管理责任制。

以招标文件为例，编制人由项目负责人担任，校核人负责技术性复核，审核人最终签发。项目负责人是招标代理机构入库时明确的名单，必须符合建库要求的资格能力要求；校核人为编制人以外的专业技术人员，且资格能力水平不低于编制人；审核人为公司负责人或团队负责人，对整体工作质量负责。

为保证工作质量，“编、校、审”人员不得互相兼任，招标文件必须经三级签字后方可正式提交使用。

2.成果应用和表单化管理

对应招标代理机构的“编、校、审”三级质量管理体系，要求招标人只接收符合签字要求的成果文件，正式提交的成果文件须附签字表，签字表作为招标文件的质量保证性材料归入招标档案汇编中。